1. Was du bis Mai / Juni erledigen solltest
Die Bestandsmeldung ist im Grunde eine Momentaufnahme zum 31.7. jedes Jahres. Der Prüfaufwand entsteht aber, wenn im Frühjahr Inventur-Fragen aufgekommen sind. 12 Wochen Vorlauf reichen, damit die Meldung im Juli/August ein Klick wird.
- Mai: Bestandsabgleich zwischen Kellerbuch und physischem Bestand — Fasslager, Weinkeller, Flaschenlager. Differenzen dokumentieren.
- Juni: Rebfläche-Angleich mit INVEKOS-Meldung — sollten sie auseinanderlaufen, im Kellerbuch nachziehen.
- Anfang Juli: Draft in Weintailor generieren, Delta zur Vorjahresmeldung durchgehen.
2. Was Wein-Online konkret braucht
Wein-Online (wein-online.bmlrt.gv.at) verlangt die Bestandsmeldung als strukturierte Datei mit definiertem Aufbau. Weintailor exportiert den Datei-Aufbau direkt — keine manuelle Excel-Vorbereitung.
- Bestandsmengen pro Weintyp (Qualitätsstufe + Farbe).
- Sorten-Verteilung (Anteile summieren zu 100 % pro Weintyp).
- Bestand nach Behälter-Klasse (Fass, Tank, Flasche).
- Vorjahres-Vergleichszahl (aus Vorjahresmeldung).
3. Häufige Fehler und wie du sie vermeidest
Aus den letzten Jahren die drei häufigsten Ablehnungsgründe:
- Sortenanteile > 100 %. Ein Cuvée wird doppelt gezählt (einmal als Cuvée-Position, einmal als anteilige Rebsorte). Weintailor prüft die Summe automatisch.
- Delta zur Vorjahresmeldung > 30 % ohne Erklärung. Bei stark schwankenden Ernten (Frost 2024, Trockenheit 2025) ist ein Delta normal — aber ein plausibler Kommentar im Freitextfeld schützt vor Rückfragen.
- Rebfläche vs. Kellerbuch. Wenn die INVEKOS-Meldung 6 ha zeigt, im Kellerbuch aber 7,5 ha stehen, fragt Wein-Online nach. Beide Werte müssen deckungsgleich sein.
4. Wie Weintailor das erledigt
Weintailor führt den Bestand laufend fort — jede Kellerbuch-Bewegung erhöht/senkt die Bestandszahlen automatisch. Der Bestandsmeldungs-Draft ist damit zu jedem Zeitpunkt aktuell; im Freigabe-Fenster prüfst du nur noch das Delta zur Vorjahresmeldung.
Der Compliance-Autopilot legt 14 Tage vor Fenster-Ende (also am 1.8.) eine Freigabe-Karte in der Inbox an. Erfahrungsgemäß reichen 15 Minuten für die Freigabe, wenn der Bestand vorher gepflegt ist.